Endlose Diskussionen, destruktive Gruppendynamiken, fehlende Entscheidungen – ein Meeting zu leiten ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Mit diesen simplen Workshop-Techniken holst du aus deinem Team das Beste heraus.
Wenn man die schiere Menge an Meetings anschaut, die weltweit täglich abgehalten werden, müsste man eigentlich davon ausgehen, dass wir alle Profis sind in Sachen Meeting. Leider sieht die Realität aber oft anders aus. Wir alle haben schon viel zu viel Zeit in langwierige, nicht zielführende, zähe Sitzungen investiert. Zeit, dies zu ändern!
Ich selber versuche klassische Meetings wann immer möglich zu vermeiden. Stattdessen ziehe ich Workshop-Settings vor, wo jede*r eine Rolle hat, und wo Fragestellungen und Lösungen im Kollektiv erarbeitet werden. Die Effizienz solcher Workshops lässt sich prima in Meetings einbauen. Gerne gebe ich dir und deinem Team ein paar Hacks auf den Weg – damit werdet ihr nicht nur produktiver, sondern habt auch mehr Spass.
Die Hacks sind wie ein Werkzeugkasten angelegt. Setze sie ein, wann immer der Kontext dafür passt. Die Hacks lassen sich auch prima kombinieren. Alle Arten von Meetings eignen sich dafür – Kick-offs, Präsentationen oder Retraiten. Und wie immer gilt: Übung macht den Meister!
1. Check-in & Alignment
Eine Gruppe von Menschen trifft sich zu einem Meeting. Stell dir vor, in welch unterschiedlichem Gemütszustand sich die Anwesenden befinden. Vielleicht hatte jemand kurz vorher einen Konflikt mit einem Mitarbeitenden – oder jemand anderes muss den Tod eines geliebten Haustiers verkraften? All diese unterschiedlichen Menschen mit ihren jeweiligen Geschichten abzuholen und als Team zusammenzubringen, schaffst du mit Check-in & Alignment am besten.
Anleitung: Schreibe die Namen der Teilnehmer*innen auf ein Whiteboard. Falls du nicht alle Anwesenden kennst, hilft dir dies auch gleich, dir die Namen zu merken. Anschliessend gehst du der Reihe nach herum und lässt die Teilnehmer*innen folgende Fragen beantworten:
Was geht dir momentan durch den Kopf?
Wie siehst du deine Rolle in diesem Meeting?
Welches Ziel möchtest du am Ende des Meetings erreichen?
Als Moderator*in schreibst du die Antworten zu der letzten Frage auf dem Whiteboard unter die Namen. Wenn eine Person mehr als ein Ziel angibt, dann frage nach dem wichtigsten Ziel. Am Schluss des Meetings wird es spannend – wurden die Ziele erreicht? Sind alle mit dem Resultat zufrieden?
Die erste Frage gibt Einblick, wo jede Person mental steht, und gibt dem Team die Möglichkeit, sich empathisch zu zeigen. Die zweite Frage klärt, warum die jeweiligen Menschen am Meeting teilnehmen. Ist beispielsweise ein*e Entscheidungsträger*in anwesend, sollten dies alle wissen.
Selbst wenn dein Meeting einer vorgegebenen Agenda folgt, hilft dies dem Team, einander besser zu verstehen. Die individuellen Erwartungen werden so zu Beginn geklärt, und jede*r kommt schon einmal zu Wort.
2. Timeboxing
Die eingeplante Zeit für das Meeting neigt sich dem Ende zu, und du bist noch nicht einmal in der Hälfte der zu vergebenden Pendenzen angelangt? Du möchtest die Diskussion nicht unterbrechen, bist aber zugleich unzufrieden mit dem Resultat?
Die Lösung heisst «Timeboxing». Jedes Traktandum deines Meetings erhält ein Zeitguthaben. Als Moderator*in stoppst du jeweils die Uhr. Dass Gefühl der auslaufenden Zeit erzeugt einen sanften, positiven Druck, und du gewinnst gleichzeitig die Kontrolle über die Zeit zurück.
Anleitung: Verwende in physischen Meetings Stoppuhren wie den «Time Timer». Dieser zeigt anhand einer roten Fläche, wieviel Zeit noch bleibt. Bei virtuellen Meetings gibt es online Workshop Timers. Jede*r im Team sollte die Uhr im Sichtfeld haben. Bei der Zeiteinteilung ist zu beachten, dass du nicht zu lange Sequenzen machst. Es ist besser, 20 Minuten in drei 5-Minuten-Blöcke zu teilen, inklusive einer kurzen Pause. Ich empfehle, etwa einen Viertel der Zeit als Puffer einzurechnen. So bist du im Idealfall mit dem Meeting sogar früher fertig als geplant – was alle freut! Oder dir bleibt ein bisschen Extra-Zeit für Pausen oder Feedback-Schlaufen.
3. Silent Brainstorming
Wenn du nach einem Brainstorming schon mal frustriert warst, bist du nicht allein… Laut Untersuchungen sind herkömmliche Brainstormings oft verlorene Zeit. Zu stark werden sie durch Gruppendynamiken und persönliche Interessen beeinflusst. Dabei kann Brainstorming ein wirkungsvolles Instrument sein, um kreative Lösungen zu finden. Entscheidend ist es aber, die richtige Form zu wählen.
«Silent Brainstorming» ist ein Vorgehen, bei dem jede Person einzeln Ideen sammelt. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Einerseits sind alle gleich involviert. Niemand wird durch dominante Persönlichkeiten beeinflusst. Im Ideenfindungsprozess fallen wertende Kommentare weg. Und introvertierte Personen, die manchmal überhört werden, kommen gleichermassen zum Zug.
Anleitung: Jede Person erhält einen Stapel mit Post-its. Stelle die Uhr auf fünf Minuten. Fordere alle auf, so viele Ideen zu sammeln wie möglich. Wichtig dabei ist, pro Idee ein Post-it zu verwenden, und die Ideen stichwortartig zu notieren.
Sobald die Zeit abgelaufen ist, lesen alle Teilnehmenden ihre Post-its der Reihe nach vor und kleben diese an die Wand oder auf den Flipchart. Verständnisfragen sind erlaubt, Diskussionen jedoch nicht. Als Moderator*in kannst du die Ideen parallel sortieren und Cluster bilden.
Im letzten Schritt erhalten alle fünf runde Sticker, um für die besten Ideen abzustimmen. Am Schluss kann der*die Moderator*in die Favoriten mit den meisten Stimmen in einer vertikalen Zeile anordnen.
Ready für weitere Hacks?
Im zweiten Teil schauen wir uns an, wie ihr als Team Ideen priorisieren und kontrolliert umsetzen könnt. Zudem widmen wir uns einem weiteren wichtigen Thema: dem Feedback!
