Um Gemeinden beim Aufbau von Coworking Spaces zu unterstützen und die Entstehung neuer Standorte zu beschleunigen, lancierte VillageOffice eine digitale Plattform. Dank kundenzentrierten Vorgehen (UX), No-Code-Entwicklung und einem cross-funktionalen Team konnten wir das Projekt in kurzer Zeit stemmen. Erfahre, wie eine digitale Lösung operative Prozesse entlasten kann.

Bis zum Jahr 2030 erreicht jede Person in der Schweiz den nächsten Coworking Space innerhalb von 15 Minuten – so lautet die Vision von VillageOffice. Nachdem ich als UX Designer den Relaunch ihrer Website begleiten durfte, stand bereits die nächste Etappe an: My.VillageOffice – die Plattform, die Gemeinden beim Aufbau von Coworking Spaces unterstützen soll.

Wer sich mit Coworking auskennt, weiss, es braucht mehr als ein Gebäude mit ein paar schönen Tischen. In ihrer langjährigen Erfahrung bei der Unterstützung von Coworking Spaces hat VillageOffice einen soliden Prozess entwickelt. Darin durchlaufen die Projekte verschiedene Phasen; vom Community Aufbau, über die relevanten Schritte mit der Gemeinde, Unternehmen & Immobilieneigentümern, bis hin zu einem robusten Geschäftsmodell.

Bisher fokussierte sich der Ansatz von VillageOffice auf die persönliche Beratung von Projekten vor Ort. Durch diesen Ansatz allein kann die Genossenschaft ihr Ziel von 1’000 Standorten bis 2030 nicht erreichen, da er viele Ressourcen erfordert und sich auch nicht alle Projekte eine professionelle, persönliche Begleitung leisten können. VillageOffice hat sich deshalb entschieden, ihre Erfahrung in Form einer Web-Applikation zur Verfügung stellen, welche die Entstehung neuer Standorte vereinfacht und beschleunigt.

Mit My.VillageOffice setzte sich VillageOffice das Ziel, eine Plattform zu schaffen, die interessierte Bürger*innen, Unternehmen und Gemeinden beim Aufbau mit nützlichen Methoden und Tools unterstützt. Die Plattform würde zudem aufzeigen, wie geeignet eine Gemeinde für einen Coworking Space ist. Und falls bereits ein Projekt läuft, in welcher Phase sich dieses bereits befinde.

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Die Customer Journey mit Story Mapping zeigt, welche Reise der Kunde in einem optimalen Szenario durchläuft.

Herr-Buerli-Workshop-VillageOffice-Scoping

In diesem Schritt definieren wir die Ziele, KPIs und die Aufgaben für jede Person.

Mit leaner Arbeitsweise eine Plattform bauen

In einem Kick-off Workshop erarbeiteten wir im Team unsere Ziele, KPIs (Key Performance Indicators) und das Timing. Wir einigten uns darauf, wann wir was erreichen wollen und wie wir unseren Erfolg messen würden. Für dieses Projekt waren Kennzahlen wie registrierte Gemeinden & Benutzer, Besucherzahlen sowie umgesetzte Coworking Space Projekte relevant.

Im nächsten Schritt definieren wir, wer unsere Zielgruppe ist und formten daraus Nutzerprofile (Personas). Anhand dieser Profile erstellten wir die Customer Journey. Darin bildeten wir ab, welche Schritte ein Nutzer durchläuft – von der Aufmerksamkeit bis zur aktiven Nutzung. Unter die einzelnen Schritte schrieben wir auf Post-it, was es dazu für Funktionen braucht. Für jedes Kundenprofil verwendeten wir eine separate Farbe. Diese Methode wird auch Story Mapping genannt. Im letzten Schritt fragten wir uns, welche Funktionen absolut notwendig sind und welche wir vorerst ignorieren können.

In einer ersten Phase bauten wir einen Prototyp mit dem Ziel, möglichst die ganze Customer Journey mit allen Berührungspunkten (Touchpoints) erlebbar zu machen. Damit wir diese mit realen Nutzern testen können. Der Prototyp startete auf der Website und führte dann über auf die Plattform. Die Entwicklung des Plattform-Prototypen übernahm die No-Code Agentur AirDev. No-Code ist eine junge Bewegung in der Softwareentwicklung, die es ermöglicht, in kürzester Zeit Apps & Website, ohne eine Zeile Code zu schreiben, umzusetzen.

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Der Onboarding-Prozess startet für den*die Nutzer*in mit einem kurzen Willkommens-Video.

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Herr-Buerli-MyVillageOffice_Admin_typ

Herr-Buerli-MyVillageOffice_Admin_profil

Herr-Buerli-MyVillageOffice_Admin-Status

Herr-Buerli-MyVillageOffice_Kontakt

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Den Prototypen mit realen Nutzern testen

Nach den ersten Tests mit Nutzern realisierten wir, dass ein Bruch beim Übergang von der Website zur Plattform geschieht. In den Interviews konnten wir mit gezielten Fragen die kritischen Punkte lokalisieren. Spezifische Begriffe wie «Informationen anfordern», das inkonsistente Design und die lange Wartezeit der Plattform verwirrten die Testnutzer. Solche Unklarheiten führen bei einer Website dazu, das auch interessierte Besucher abspringen. Nach den Interviews sammelten wir alle Erkenntnisse und konzentrierten uns im nächsten Sprint auf die kritischsten Punkte.

Um diesen Bruch zu vermeiden, vereinfachten wir die Navigation, überarbeiteten das Wording und passte das Design der Plattform an die Website an. Für die Plattform drehten wir ein kleines Willkommens-Videoclip, welches die wichtigsten Funktionen kurz erklärt. Zusätzlich setzen wir einen Chatbot ein, um dem Nutzer die gewünschten Informationen besser zu zuspielen. Bei einem weiteren Usability Testing konnten wir mit grosser Freude feststellen, dass die Mehrheit der Testpersonen die kritischen Hürden meisterten und mit der Experience zufrieden waren.

Herr-Buerli-MyVillageOffice_Startseite

Eine Win-Win-Situation für User und Organisation

Mit der Plattform hat VillageOffice ein wichtiges Fundament für das künftige Wachstum gelegt, insbesondere für kleinere Gemeinden oder Projekte. My.VillageOffice übernimmt also eine wichtige Aufgabe bei der Verwirklichung ihrer Vision. Das Netzwerk umfasst bereits 79 Coworking Spaces schweizweit und ist stetig am wachsen. Das Projekt zeigt eindrücklich, wie ein nutzerzentriertes und leanes Vorgehen sowohl ein Gewinn für die Organisation wie auch den Nutzern sein kann.

Vielen Dank an das Projektteam: David Brühlmeier & Fabienne Stoll von VillageOffice, Daniel Abebe von AirDev/HuggyStudio und Agustin Dahbar von orienten.me.

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