Adval Tech – mit Nutzerzentrierung und Agilität zum richtigen Partner für den Webrelaunch

Statt klassisch mit einem dicken Pflichtenheft und Agenturpitch zu starten, hat sich Adval Tech für ein menschenzentriertes und agiles Evaluationsverfahren entschieden. Wir plaudern mit Valeria Poretti und Thomas Schaefer von Adval Tech Corporate Communication und ICT über Agilität, Chemie, Hausbau, Katzen und Nicht-langweilige-Workshops (doch, doch, im Ernst – lies weiter).

Sie befinden sich mitten in Ihrem Webrelaunch. Wo stehen Sie gerade im Projekt?

V. Poretti: Wir haben unseren neuen Webpartner ausgewählt und befinden uns gerade in der Startphase der neuen Zusammenarbeit. Nächste Woche stehen zwei Workshops an. Und das Tolle daran: Unser Webpartner hat unsere Bedürfnisse verstanden (lacht).

T. Schaefer: Wir konnten mit unserem Webpartner wunderbar auf dem Fundament (dem FrameBook, ndlr) aufbauen, das wir mit Ihnen, Frau Stoll und Herr Bürli, erarbeitet hatten. Wir wissen, was wir wollen und was nicht, haben einen klaren, strukturierten Fahrplan, die Meilensteine sind definiert und alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

Adval Tech ist ein Traditionsunternehmen. «Das haben wir schon immer so gemacht» hat aber in Ihrem aktuellen Webrelaunch-Projekt nichts zu suchen. Denn Sie haben sich für ein agiles Vorgehen entschieden mit Fokus auf Ihre Nutzer. Warum?

V. Poretti: Bei unserem letzten Relaunch vor acht Jahren legten wir die Aufmerksamkeit fast ausschliesslich auf Investor Relations, weil wir eine Publikumsgesellschaft sind. Die Website ist über die Jahre gewachsen – wir hatten alle anderen wichtigen Nutzer wie Mitarbeitende, Kund:innen, Lieferanten, Community usw. etwas aus den Augen verloren. Für den aktuellen Relaunch wollen wir die Bedürfnisse unserer Nutzer verstehen und berücksichtigen. Nutzerzentrierung ist für mich DAS Kernwort unseres Relaunches.

T. Schaefer: Wir hatten bei unserem letzten Relaunch auch einen zu starken internen Blickwinkel. Der Fokus lag auf den Bedürfnissen und Wünschen unserer internen Abteilungen. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie wir uns darstellen und verkaufen wollten. Heute haben wir die Perspektive gewechselt und eine nutzerzentrierte Ansicht in den Mittelpunkt gestellt. Die ist elementar, und zwar schon bei der Frage: Wo wollen wir hin? Wir machten einen Schritt zurück und fragten uns: Wen wollen wir erreichen? Und wie fühlt sich der Benutzer in der Interaktion mit unserem Produkt? Das geht von Stellensuchenden über Interessenten für ein Jobangebot bis hin zum Benutzer, der einen Bericht herunterladen will. Dieser Weg war für mich neu – und hat bis jetzt den Relaunch einfacher gemacht. Wir konnten damit auch einmal Nein sagen und klarer priorisieren. Spannend finde ich in der agilen Arbeitsweise auch den MVP-Ansatz (Minimal Viable Product, ndlr).

V. Poretti: Wir wissen, dass wir bis zum Go-live Ende November nicht alles fertig haben müssen. Es ist ein «work-in-progress». Die Basis muss stehen und darauf bauen wir dann auf. Das macht den Relaunch viel lebendiger.

T. Schaefer: Ein agiler Webrelaunch ist wie ein Hausbau: Wir bauen ein Haus, mit der Option, später ein Stockwerk oben drauf zu setzen. Und zwar von Anfang an, mit einem soliden Fundament. Das Haus wird beim Go-live bewohnbar und gemütlich sein – und die Option mit dem Stockwerk haben wir bereits vorgesehen und sehr gut vorbereitet.

Was ist Ihnen geblieben, wenn Sie einen Blick zurück werfen auf unsere Zusammenarbeit?

V. Poretti: Mir ist der allererste Workshop mit dem Steering Committee und Ihnen beiden als Berater:innen positiv in Erinnerung geblieben. Der Workshop war lebendig, sehr kreativ und keine fünf Minuten langweilig – das ist nicht oft der Fall bei solchen Grossprojekten. Sie haben uns am Workshop von Anfang an gepackt, gleich mit der ersten Frage – wer dachte, dass ich meine grössten Stärken am besten als Katze zum Ausdruck bringe (lacht)? Auch der zweite Workshop mit unseren Peer Groups war toll. Wir mussten den Workshop wegen der Pandemie online durchführen und tauchten in die Welt von Miro ein. Vier Stunden Online-Workshop mit einem Kollaborationstool, das wir nicht kannten. Das war das erste Mal in der Geschichte von Adval Tech und hat perfekt funktioniert.

T. Schaefer: Auch mir ist der Online-Workshop mit unseren Peer Groups in sehr guter Erinnerung geblieben. Wir waren mitten in der Pandemie, zum Teil stark ausgelastet, mit einem Tunnelblick auf das herausfordernde Tagesgeschäft. Ihr Workshop war ein Sonnenschein. Es war schön, lustig und produktiv – alle haben mitgemacht.

Ich möchte aber noch einen Schritt weiter zurückgehen. Valeria Poretti und ich hatten uns schon sehr früh gefragt im Relaunch-Prozess: Mit wem wollen wir dieses Projekt anpacken? Wir waren damals sehr ausgelastet und wollten eine:n kompetente:n, vertrauenswürdige:n Partner:in an unserer Seite. Wir konnten uns an unsere tolle Zusammenarbeit in einem früheren Projekt mit Ihnen, Frau Stoll erinnern. Wir wussten Ihre Disziplin und Professionalität zu schätzen. Und die Wahl war richtig. Deshalb mein Tipp für jedes Relaunch-Projekt: Holen Sie sich eine externe Person dazu, die selbstständig denkt, plant, organisiert und Ihnen ein Produkt abliefert, das präsentationsreif ist für die Konzernleitung – qualitativ und hochwertig. Ich bin mir nicht mehr gewohnt, eine derartige Qualität zu erhalten von externen Berater:innen – oft ist die Zusammenarbeit mit Aufwand verbunden für Kontrolle und Korrekturen von unserer Seite, was wiederum Kosten verursacht. Die Zusammenarbeit mit Ihnen, Frau Stoll und Herr Bürli, hat mir ein sehr gutes Gefühl gegeben. Ein Gefühl von Sicherheit. Ich wusste, es kommt gut. Auch wenn wir noch nicht alle Antworten hatten.

V. Poretti: Wissen Sie, was Herr Schaefer mir nach unserem ersten gemeinsamen Treffen mit Ihnen beiden gesagt hat? «Die chäme druus!» (lacht).

Wie sind Sie vorgegangen, um den passenden Webpartner auszuwählen?

V. Poretti: Zweistufig. Wir haben zuerst gemeinsam Auswahlkriterien festgelegt, die uns wichtig waren und haben basierend darauf vier potenzielle Webpartner für ein einstündiges Online-Gespräch eingeladen. Ziel war es, einen ersten Eindruck zu erhalten, ob der Webpartner passen könnte für unser Projekt. Danach haben wir drei von diesen vier Webpartnern für einen zweistündigen, bezahlten Mini-Workshop eingeladen. Die Grundlage für den Mini-Workshop war unser FrameBook – ein konzeptioneller Rahmen in Miro, den wir mit Ihnen, Frau Stoll und Herr Bürli, erarbeitet hatten. Ziel dieser zweiten Runde war es, die Arbeitsweise und Kultur der Webpartner kennenzulernen und aufbauend auf dem FrameBook erste Schritte für das Umsetzungskonzept zu erarbeiten. Und schliesslich den geeigneten Webpartner auszuwählen.

T. Schaefer: Wir konnten mit diesem Vorgehen bereits in der ersten Runde einen ersten Eindruck gewinnen für eine gute Entscheidung. Obwohl wir ursprünglich nur zwei Webpartner zur zweiten Runde einladen wollten, haben wir auf unser Bauchgefühl gehört und drei Partner in die zweite Runde eingeladen. Das hat sich bewährt. Das wichtigste Kriterium schliesslich für die Auswahl war: Kann der Webpartner alle unsere Anforderungen erfüllen, die wir intern selber nicht abdecken können? Wir brauchten zum Beispiel einen starken Content Partner an unserer Seite. Das konnten nicht alle Webpartner bieten. Neben der Chemie und der Expertise spielte schlussendlich auch der Preis eine Rolle. Wir haben uns nicht für den günstigsten Webpartner entschieden, sondern für den, bei dem wir uns am wohlsten fühlten und der unsere Bedürfnisse verstanden hatte. Ein Dienstleister, der mitdenkt und eigenständig Lösungen entwickelt.

V. Poretti: Der Preis war nicht das ausschlaggebende Kriterium. Uns war wichtig zu sehen, ob der Webpartner unsere Philosophie verstanden hatte. Und ob er uns beim Erstellen von Content unterstützen konnte. Die Adval Tech Gruppe ist lean aufgestellt. Wir haben keine Marketing- und Kommunikationsabteilung mit Personen, die sich um unseren Content kümmern können. Wir wollten deshalb einen Partner an unserer Seite, der uns versteht, der weiss, was wir tun und der in der Lage ist, Content für uns zu erstellen. Wenn ein Webpartner nur günstig war und wir ein ungutes Gefühl hatten bei der Content-Expertise, kam dieser nicht infrage. Neben allen anderen Faktoren spielte für mich die Chemie, das Bauchgefühl eine wichtige Rolle. Viele Anbieter können Websiten entwickeln und umsetzen. Wir werden während dem gesamten Relaunch sehr eng mit unserem Webpartner zusammenarbeiten. Wenn die Chemie nicht stimmt, haben wir keine Chance, dass das gut kommt.

Was möchten Sie anderen Projektleiter:innen auf den Weg geben, die vor einem Webrelaunch stehen?

V. Poretti: Seid offen für Neues. Wir haben nicht den klassischen Weg gewählt, sondern bewusst einen anderen. Wir hatten Vertrauen in unsere Berater:innen – auch als sie uns empfahlen, die Meinungen anderer anzuhören in Form von Interviews mit unseren Peer Groups. Wissen Sie, die eigene Meinung ist nicht unbedingt die richtige (lacht).

T. Schaefer: Wenn die Situation ähnlich ist, wie die von Adval Tech, würde ich sagen: Macht es gleich wie wir. Das kostet am Anfang mit dem konzeptionellen FrameBook etwas mehr, zahlt sich dann aber wieder aus. Eine weitere Empfehlung: Bleibt auf dem Boden. Ein Relaunch öffnet immer wieder ein Gefäss für neue Ideen. Setzt den Fokus auf das Minimum – vor allem im Hinblick auf Wartung und Unterhalt der Website. Denkt immer von Anfang an organisatorisch so, dass die Arbeiten nicht alle intern erledigt werden müssen. Dabei sind auch Transparenz und Vertrauen wichtig: Was kostet uns die Zukunft, wenn wir die Website am Leben halten wollen und nicht alles selber tun können? Vertrauen wir unserem externen Partner, dass er das für uns kann?

Vielen Dank für das offene Gespräch und die tolle Zusammenarbeit. Wir wünschen der Adval Tech Gruppe einen erfolgreichen Web-Relaunch und sind gespannt auf ihre nächsten agilen Schritte.